Clarify Organize 明确和组织

简介

Clarify和Organize在GTD的理念中是两个步骤,但是在我的实际操作中,很难拆分,所以放在一起讲。

这两个步骤的主要内容是Inbox的处理,把之前捕获的信息进行明确、行动化,再组织纳入系统,成为指导下一步工作的指令。

这一步中的关键问题是把任务转化为可执行的行动。不要小看,并不如想象得简单,这个阶段的优化可能是长期的追求。举个例子,启动EMACS推广项目,看上去只是一个,但是这并不是实际可操作的步骤,需要进一步明确,细化。

明确 任务的内容,逐条处理INBOX

是否可执行

可执行的往下继续操作,要区别事件和行动的区别

是否在指定时间发生的

日程型的,直接写在Scheduled条目下,任务状态为 SCH,写下日期。如果没有必须在指定时间段发生,继续往下操作。

是否可以即时处理的,直接做掉(GTD的2分钟原则)

  • 没什么重要性的授权,直接交,后续也不跟踪
  • 还信用卡,账单
  • 回复一个简单的询问
  • 如果是一个项目中的事情,建立还是记一下。

简单任务不属于项目的,直接写在Todo条目下,任务状态为 TODO

注意自己的Area,如果需要的话,可以设个tag,在最终归档时有用

属于项目的,记入项目条目

  • 大部分都可成为项目
  • 是子项的直接记入
  • 是母项的,先记下项目名,然后计下项目的第一个任务

非执行内容送他们去应该去的地方

实体内容

  • 视情况而定,该存的存,该扔的扔
  • 可以电子化的电子化

记录事项,记入相关的任务

  • 邮件来往
    • 把邮件的正文,日期等文件头信息都粘贴过来
    • 附件名也贴上,以后可以用everything搜索
  • 即时通信记录
  • 文件记入项目文件目录

知识管理内化

参考性的内容不要只是简单的记录,要注意知识管理的内化,可参考:卡片盒笔记法

任务细化记录的属性

以动词开头

将任务转化为可交付成果,参考SMART

设置任务属性

个人属性的设置偏好,自己做的 TODO,授权的WAIT,固定日期的 SCH

操作: S-left/right C-c C-t (org-todo)

明确是否可以授权

如果可以,要设置跟踪

尽可能规划时间

  • schedule和deadline的使用
  • 操作: C-c C-s (org-schedule) C-c C-d (org-deadline)
  • 操作: C-c . (org-time-stamp ARG &optional INACTIVE) 不活动时间戳 C-c ! (org-time-stamp-inactive &optional ARG) 活动时间戳

优先级

  • 优先级可以自己定义,A最先做,B做完A之后,C不急
  • 操作 S-up/down (org-priorty-up/down)

根据effort预估时间

  • 根据需要投入的专注程度来。选择任务,比如说有些可以在投入精力30%的情况下做的事情,就放在状态不好的时候做。
  • 操作: C-c C-x e (org-set-effort)

设置标签

  • 人员:领导、授权
  • 地点:根据任务发生的地点
  • 管理的范围
  • 操作: C-c C-qC-c C-c (org-set-tags-command)

写下任务的细节

  • 背景信息
  • 原则
  • 目标
  • 预期结果
  • 初心

操作

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